6 manieren om je online meetings een opfrisbeurt te geven

Je kunt de boekenkasten van je collega’s inmiddels uittekenen en zelfs praten over hoe vermoeiend dat videobellen is, begint een beetje vermoeiend te worden. Maar het mantra blijft: nog even volhouden. Daarom is het tijd voor een voorjaarsschoonmaak van je online meetings zodat je er weer fris tegenaan kunt.

De basis blijft: bereid je voor

Zoals je pre-corona een goede overlegruimte regelde met een scherm om je presentatie op te laten zien, moet je nu je online omgeving van tevoren inrichten. Je kunt je online meeting aanvullen met een virtueel whiteboard, zoals Miro of Mural. Als je wilt werken met breakout rooms kun je alvast groepjes maken. Bedenk ook wie je wil vragen voor bepaalde rollen, bijvoorbeeld voor het Harvest-document (waarover later meer). Zorg dat de deelnemers papier en een pen, of beter nog: stift bij de hand hebben.

De start: check-in

Het is misschien een open deur, maar zeg het toch nog maar even tegen je deelnemers: camera aan, op mute als je niet praat en leid jezelf en anderen niet af met telefoon, mail en eten. Binnenwandelende huisdieren en kinderen zijn meestal alleen maar leuk.

De check-in is al aardig ingeburgerd in veel (online) meetings, maar wordt uit gemakzucht of een gevoel van haast ook nog vaak overgeslagen. Dat is zonde, want het blijft een goed idee om je meeting te beginnen met een check-in. Zo is iedereen direct wakker en betrokken. Je hoeft echt niet altijd in te checken met de vraag hoe het met iedereen gaat (‘druk’). Kies bijvoorbeeld voor een check-in:

• In 1 woord. Vooral handig als je veel deelnemers hebt, maar toch iedereen even gehoord wil hebben.
• In de chat, dat kan prima. Het gaat snel, want mensen kunnen tegelijk typen en het neemt de druk weg van het wachten tot je aan de beurt bent. Moet je wel iets verzinnen waardoor je niet steeds ‘prima’, of -daar heb je hem weer- ‘druk’ als antwoord krijgt. Je kunt er eventueel wat opmerkingen uitpikken en daar op doorvragen.
• Met een creatieve vraag. Dat kan natuurlijk van alles zijn: van wie inspireert je, tot welke film heb je het laatst gezien, en van wat je in de meeting hoopt te leren tot wat eten we vandaag.
• In een supersnelle mini-breakout. Opnieuw fijn als je met veel deelnemers bent. Begin de sessie met een break-out van een paar minuten in duo’s of kleine groepjes. Dit zorgt direct voor meer verbondenheid en dat kan later in de meeting nog van pas komen.

Gooi je lichaam in de strijd

De duim omhoog maakt al overuren, maar je kunt nog meer met je non-verbale communicatie. Nodig de deelnemers aan het begin van de sessie actief uit om hun handen te gebruiken, bijvoorbeeld door ze te laten reageren op een aantal stellingen.

• Gebruik je duim zoals de Romeinen deden: omhoog, in het midden of omlaag
• Maak een hartje van je handen
• Laat deelnemers dichtbij de camera komen als ze het met je eens zijn en afstand te nemen als ze het oneens zijn
• Laat ze applaudisseren, maar dan zonder geluid
• Gooi die handjes de lucht in

Geef een teken

Ook een goeie om je sessie mee te beginnen: laat je deelnemers een tekeningetje maken dat ze gedurende de sessie kunnen tonen als blijk van waardering. Als het goed is heeft iedereen papier en stiften bij de hand. Geef ze een minuutje en je zal zien dat er een heel scala aan hartjes, zonnetjes en smileys omhoog gehouden wordt.

Duo-portret

Als je samenwerkt met veel mensen die elkaar nog niet zo goed kennen, kan dit een leuke vorm zijn. Maak breakout rooms voor duo’s. Die tweetallen krijgen een paar minuten de tijd om een portret van elkaar te tekenen en terwijl ze dat doen te onderzoeken wat hun overeenkomsten zijn. Natuurlijk is het leuk om alle kunstwerkjes te tonen als iedereen weer plenair bij elkaar komt.

Wie zaait zal oogsten

Veel mensen ervaren dat het hartstikke moeilijk is om je focus erbij te houden tijdens een online meeting. Daarom is het goed om te werken met een Harvest-document waarin je tijdens de meeting de oogst bijhoudt van wat de sessie oplevert. Je kunt iemand aanwijzen om dat document bij te houden, maar zorg wel dat het een gedeeld document is dat voor iedereen beschikbaar is. Het samen doornemen van het Harvest-document is ook een mooie manier om je sessie af te ronden.