Geschreven door Marijn de Geus | 31 januari 2019
Slechte vergaderingen kosten de economie miljarden euro’s per jaar (Telegraaf, 14
januari). Dat zal geen verrassing zijn voor iedereen die regelmatig aan de
vergadertafel zit. Ze duren vaak te lang, deelnemers luisteren te weinig naar
anderen of zitten op hun telefoon te spelen. Vergaderingen zijn geen noodzakelijk kwaad. Het is niet voor niets dat we af en toe samen overleggen: dit gebeurt al eeuwen. Er zijn wel nieuwe manieren om vergaderen minder saai te maken (en effectiever).
De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de voorzitter van de vergadering. Die moet goed kunnen luisteren, samenvatten en placeren (oftewel samenvatten en de conclusie een plek geven). Daarmee voorkom je dat een gesprek tijdens een vergadering alle kanten opgaat, zonder dat er ooit een conclusie wordt bereikt.
Check-in
Een kans om een betere bespreking te krijgen is het delen van gezamenlijke emoties. Zo adviseer ik voorzitters om een vergadering te beginnen met een ‘check-in’. Denk aan het onderwerp van de dag dat Matthijs van Nieuwkerk altijd bespreekt met zijn tafeldame of -heer bij De Wereld Draait Door: vertel maar wat je op je lever hebt voordat we beginnen. Dat kan iets zijn dat werkgerelateerd is, of wat thuis speelt; het is hoe dan ook belangrijk dat dit soort onderwerpen meteen op tafel worden gegooid, omdat je anders het risico loopt dat dit later tijdens de vergadering op een andere manier naar boven komt.
Sta op
Niet alleen emoties zijn belangrijk bij modern vergaderen: ook wordt er steeds meer
aandacht besteed aan het fysieke welzijn van de deelnemers. Probeer bijvoorbeeld
eens staand te vergaderen, wat vaak een positieve impact heeft op de aandacht van
de deelnemers. En aangezien mensen een aandachtspanne hebben van niet veel
meer dan dertig minuten, is het goed om pauzes in te lassen.
Kantoorbaan
Het grootste probleem van vergaderen is dat we het vanzelfsprekend vinden dat
iedereen dit zomaar kan. Het is niet zo dat iedereen met een kantoorbaan ook goed is in het leiden van of deelnemen aan een vergadering. Dit is een vaardigheid die je kunt (nee, moet) leren.
Lees de case study
Bij efficiënt vergaderen hoort ook dat je het tegen elkaar kunt zeggen als je vindt dat de ander iets anders of beter kan doen. Een goede feedbackcultuur is dus heel belangrijk. Dat vonden ze ook bij Mundipharma, daarom volgde het hele bedrijf een online training. Lees erover in de case study.