Geschreven door Marijn de Geus | 27 december 2018
In HR-land is het doodverklaren van begrippen een trend aan het worden. Zo kan de managementlaag volledig uit de organisatie worden geknipt. Maar is het niet dat, dan moest de afgelopen weken toch vooral het beoordelingsgesprek het ontgelden. Volgens de directeur human resources van Universiteit Maastricht kunnen we, samen met het functioneringsgesprek, zelfs de hele HR-afdeling opdoeken. Maar laten we eerlijk zijn: hij heeft wel een punt. De traditionele insteek van het eindejaarsgesprek heeft zijn langste tijd wel gehad. Je komt er niet meer mee weg om één keer per jaar te vragen ‘Hoe vind je zelf dat het gaat?’. Tijd voor iets nieuws, maar wat komt er eigenlijk na het eindejaarsgesprek?
Het beoordelingsgesprek
Eerst even terug naar de ontstaansgeschiedenis. 
De oudste vorm van een evaluatie tussen medewerker en manager is het beoordelingsgesprek. De naam zegt het al: in zo’n overleg beoordeelt persoon A (de manager) persoon B (de medewerker). Heel vroeger vonden dit soort gesprekken eigenlijk alleen plaats wegens een promotie of een exit. In de loop der jaren zijn bedrijven dit steeds regelmatiger gaan doen en dan meestal in de laatste maand van het jaar; een eventuele loonsverhoging kon dan meteen in januari worden ingevoerd.
Het functioneringsgesprek
Fast forward naar de laatste decennia: het beoordelingsgesprek werd langzaam maar zeker aangevuld met het functioneringsgesprek, waarin al meer sprake is van tweerichtingsverkeer. Zo’n jaarlijks overleg gaat allang niet meer alleen over hoe een werknemer presteert, ook komt aan bod hoe de manager het eigenlijk doet als leidinggevende. En of de skills nog een beetje passen bij het functieprofiel. Niet onbelangrijk: er worden werkafspraken voor de nabije toekomst gemaakt. Ook is het niet ongebruikelijk om er 360-graden feedback bij te betrekken. Kortom: het functioneringsgesprek is (idealiter) gebaseerd op gelijkwaardigheid.
Tot zover de theorie. In de praktijk blijkt er een hoop mis te gaan bij dit soort periodieke gesprekken. Zo laat de voorbereiding nogal eens te wensen over, waardoor het gesprek blijft hangen bij specifieke, recente voorvallen (‘dat project dat verkeerd is gegaan; dat was best vervelend’). Wat ook nogal eens voorkomt, is dat er een standaard formuliertje is voor een functioneringsgesprek, wat iets te letterlijk wordt nagelopen. Het gevolg: het gesprek voelt als een lijstje dat moet worden afgevinkt, terwijl belangrijke thema’s misschien niet eens op tafel komen (want ze stonden niet op het formulier).
Eén keer per jaar is echt te weinig
Maar misschien wel de belangrijkste reden waarom de jaarlijkse gesprekken hun langste tijd hebben gehad, is dat één keer per jaar echt te weinig is. Medewerkers verwachten dat ze regelmatig feedback krijgen. Dat komt onder meer doordat medewerkers en managers niet meer altijd fysiek bij elkaar in de buurt werken. Mensen werken vaker thuis, bedrijven schakelen vaker freelancers in en overleg vindt regelmatig via telefoon of videoconferences plaats. Bovendien heeft taakgerichte aansturing plaatsgemaakt voor resultaatgericht werken en ‘eigenaarschap’ bij de medewerker. Daarom is het belangrijker dan ooit geworden om elkaar regelmatig face-to-face te ontmoeten en te bespreken ‘hoe het gaat’.
Daarnaast hebben mensen behoefte aan positieve aandacht. Dat is van alle tijden maar door de krapte op de arbeidsmarkt is het een kritisch punt geworden. Een organisatie die dit nalaat verliest het. Zeker de jongere generatie vindt het prettig om regelmatig te horen hoe ze worden beoordeeld, waar hun sterke punten liggen en welke verbeterpunten er zijn. Voor managers betekent dit meestal dat ze moeten leren om zich empathischer op te stellen.
Wat dan wel?
Het nieuwe format in plaats van het eindejaarsgesprek, wordt wel de permanente dialoog genoemd. In resultaatgerichte kringen heet dit ook wel het PF-gesprek (performance management). Wat vroeger één op een paar keer per jaar gebeurde, wordt nu steeds meer uitgesmeerd over meerdere bijpraat-momenten gedurende het jaar. Daarbij houd je als manager voortdurend de vinger aan de pols en stuur je bij waar nodig. Het systematisch plannen blijkt relevanter dan je misschien zou denken. En hoewel het de essentie van managen raakt, is het vermogen om dergelijke gesprekken te voeren niet vanzelfsprekend aanwezig - maar gelukkig wel trainbaar. Een keer per jaar kan trouwens het puntje ‘arbeidsvoorwaarden’ op de agenda van het overleg, want die zijn natuurlijk nog steeds relevant.
Kortom, het begint echt heel ouderwets te worden om alleen een functionerings- en beoordelingsgesprek te doen. Bovendien evolueren we ook logischerwijs naar nieuwe vormen om over doelen en resultaten, functioneren en randvoorwaarden te spreken.
De manier waarop we nu werken en samenwerken brengt met zich mee dat het gesprek tussen manager en medewerker frequenter, systematisch en professioneel wordt gevoerd. Een levensvatbare organisatie verklaart het eindejaarsgesprek niet dood, maar voegt er wel een nieuw gespreksmodel aan toe - en pakt dit bloedserieus aan.