Geschreven door Jan-Hendrik Vervelde | 12 november 2018
Zo tegen het einde van het jaar staan bij veel managers eindejaarsgesprekken op de agenda. Een belangrijk moment om met werknemers terug te blikken op het afgelopen jaar, en vooruit te kijken naar de toekomst. Toch gaan veel managers onvoorbereid zo'n eindejaarsgesprek in. Zorg dat jij deze vijf fouten niet maakt!
1. Geen duidelijk onderscheid maken tussen een functionerings- en beoordelingsgesprek
Een beginnersfout, inderdaad, maar wel één van groot belang. Vaak is een eindejaarsgesprek een beoordelingsgesprek: het functioneren, het werk en de houding van een werknemer worden beoordeeld door jou als leidinggevende. Ook in een functioneringsgesprek staat het functioneren van de medewerker centraal, maar is het gewenste resultaat een ontwikkelingsplan en concrete afspraken tussen jou en de werknemer over jullie samenwerking in de toekomst.
Er is nog een belangrijk verschil: een functioneringsgesprek heeft het karakter van tweerichtingsverkeer, terwijl er bij een beoordelingsgesprek is meer sprake is van eenrichtingsverkeer. Hierin bekijk je of de afspraken die gemaakt zijn in het functioneringsgesprek zijn nagekomen en kan je arbeidsvoorwaarden (her)formuleren, zoals salaris of promotie.
2. Procedure, proces en inhoud verwarren
Deze drie eigenschappen van een eindejaarsgesprek moet je los van elkaar zien, en ook zo toepassen. Het eindejaarsgesprek begint met een uiteenzetting van de agenda en tijdens het gesprek ben jij als manager degene die de structuur handhaaft. Als het een beoordelingsgesprek is, geef dan aan dat het gesprek van invloed kan zijn op de arbeidsvoorwaarden.
Dan is er de inhoud. Je weet goed wat je zegt, je maakt feedback specifiek en concreet en communiceert helder over wat er verbeterd moet worden met gebruik van de SMART-methode. Daarnaast moet je ook aandacht hebben voor de werknemer als persoon: het proces. Je weet goed hoe je zaken bespreekt en bent hierin alert op relationele aspecten. Als je één van deze drie niet goed toepast, wordt je eindejaarsgesprek geen succes.
3. Niet doorvragen of verdiepen
Voor of nadat je jouw beoordeling van het functioneren van de werknemer hebt gegeven, vraag je naar zijn of haar eigen visie. Of hij of zij nu goed of slecht functioneert, deze feedback kan van grote waarde zijn. Het is echter niet altijd makkelijk om dit direct te delen, en dus is het aan jou om door te vragen en verdieping te krijgen. Als je werknemer aan de oppervlakte blijft, kun je door middel van de LSD-methode meer informatie verzamelen. Die informatie gebruik je dan later om concrete afspraken te maken voor de toekomst.
4. De welles-nietes methodiek toepassen
Deze methodiek is vooral populair in de lagere klassen van de basisschool, maar kan ook de kop opsteken als alle voorgaande fouten zijn voorkomen. Dan voelt de werknemer zich namelijk genoeg op zijn gemak om zijn of haar (eventueel kritische) visie te geven, waar je als manager goed mee om moet gaan. Dus niet in de verdediging schieten, maar zo objectief mogelijk blijven. Hiervoor kun je het competentieprofiel of de functieomschrijving gebruiken. Maar blijf begripvol en neem een nieuwsgierige, onderzoekende houding aan.
5. Onzeker zijn in je beoordeling
Als je beoordeling negatief is, breng je punt dan op een duidelijke en standvastige manier, maar houd wel oog voor het gevoelsaspect van je werknemer. Soms moet je een salarisverhoging of promotie afwijzen. Wees dan serieus en breng het slechte nieuws direct, zodat duidelijk is dat er niet meer over te discussiëren is. Geef wel ruimte voor een reactie en toon medeleven. Zo behoud je zelf de leiding in het gesprek.
We helpen verschillende organisaties om effectievere eindejaarsgesprekken te voeren, of deze te vervangen door continue feedback. Lees bijvoorbeeld de casestudy van Deloitte!