Systemisch kijken: De ijsberg bespreekbaar maken

Wie systemisch kijkt binnen organisaties ziet veel meer dan wat er aan de oppervlakte gebeurt. Dat helpt je als je iets wil veranderen in een team of een afdeling. Makkelijk is het niet, want het kan best spannend zijn om het eerlijke gesprek met elkaar aan te gaan. Over systemisch kijken in organisaties en onder andere de gevolgen voor leren en ontwikkelen spraken we met Margreet Oostenbrink, auteur van het boek Verborgen Verbanden. 

Wat is systemisch denken?

Margreet Oostenbrink: "Bij systemisch denken of systemisch kijken, kijk je naar alle dimensies die er zijn. Als we met elkaar in gesprek zijn, zijn we geneigd om het alleen te hebben over wat we zien en daarover door te gaan. Maar iemand is die ochtend ook op een bepaalde manier opgestaan, heeft misschien dingen meegemaakt en neemt dat mee in zo’n gesprek. Er zitten altijd meer dimensies in een persoon, die je niet allemaal meteen ziet. Zo werkt het ook in een organisatie. Bij systemisch kijken zie je die verschillende dimensies, om te zien wat er écht gebeurt. Een mooi voorbeeld is de ijsberg van McClelland. Een ijsberg heeft natuurlijk een topje dat boven water is, dat is wat je ziet. Maar die berg beweegt en die beweging wordt gestuurd door wat er onder water is. Zo werkt het ook bij mensen, wij worden gestuurd door wat niet direct zichtbaar is. Je wordt bijvoorbeeld gestuurd door dat wat jou motiveert en wat je persoonlijke waarden en overtuigingen zijn.

Dat geldt voor organisaties net zo. Dat zijn ook ijsbergen, of zelfs heel veel ijsbergen. Als je dan verandering teweeg wilt brengen, moet daar rekening mee houden. Anders verander je iets aan de buitenlaag, maar beweegt die hele berg toch weer de andere kant op." 

Hoe zie je dat doorwerken in een team?

“Op heel veel manieren. We hebben het vaak over de volwassenheid van teams. Volwassen teams zijn teams die autonoom werken en beslissingen kunnen nemen. Maar soms lukt dat maar niet en dan komt dat door verstopte systemen. Je ziet dan bijvoorbeeld dat de meer senior medewerker het altijd voor het zeggen heeft. Het systeem, het team, kijkt steeds weer naar die ene senior medewerker, ook al komen er nieuwe medewerkers bij. Daardoor laat je ontwikkeling liggen. De nieuwe mensen raken gefrustreerd, zij denken dat er toch nooit iets met hun ideeën gedaan wordt. En gek genoeg wil ook die senior medewerker niet altijd deze invloed, maar iedereen is er inmiddels aan gewend geraakt dat het zo gaat. Durf dat op tafel te leggen: wat gebeurt hier nu eigenlijk en is het functioneel? Je kunt het met een team dan bewust anders doen, bijvoorbeeld door taken en verantwoordelijkheden anders te verdelen." 

Moet je dan iedereen bij elkaar roepen en erover praten?

Bekijk het antwoord van Margreet:

“Als het echt crisis is moet je dat doen, dan gaat het echt ergens over. Maar ik denk niet dat je het altijd zo groot moet maken. Ik geloof veel meer dat je het moet benoemen als je het ziet gebeuren. Als ik bijvoorbeeld een vraag stel aan een team en ik merk dat iedereen wacht totdat een bepaald persoon er iets van gezegd heeft. Dat valt me de eerste keer op, de tweede keer denk ik hé, dat was de vorige keer ook al zo, en de derde keer is het een patroon en benoem ik wat ik zie. Niet omdat het fout is, maar om te bespreken of ze het herkennen en of dit is wat ze eigenlijk nog wel willen. Dat is het interessante van een systeem: er is altijd iets wat waarde heeft, waardoor ze het in stand houden.” 

Hoe kijk je door een systemische bril naar leren en ontwikkelen binnen een organisatie, bijvoorbeeld als dat maar moeilijk van de grond komt?

"Dan is er sprake van een verstopt systeem. Er zijn best veel organisaties die zeggen dat ze een lerende organisatie zijn, maar in de praktijk merkt iemand dat helemaal niet. Mensen hopen bijvoorbeeld dat ze kunnen doorgroeien en misschien promotie maken als ze leren en ontwikkelen. Maar in een organisatie is soms heel onduidelijk wat er nu eigenlijk echt kan. Mensen zijn dan niet meer gemotiveerd om het te doen, het levert ze uiteindelijk toch niets op, dat is natuurlijk hartstikke jammer. Je moet dan als L&D-specialist weer die ijsberg in om te kijken: wat motiveert mensen, waardoor zouden we wél voor elkaar krijgen dat mensen gaan leren. Veel organisaties zijn bezig om mensen maar binnen te houden, terwijl als je zegt: ‘jij komt bij mij werken en dat vind ik fantastisch, en ik ga ervoor zorgen dat jij altijd klaar bent voor een volgende stap’, dan gooi je het systeem open waardoor het niet meer verstopt raakt.”

Margreet over kijken naar leren door een systemische bril:

Dit is een ingekorte uitwerking van de online talk met Margreet Oostenbrink in oktober 2022. Je kunt de hele opname hier terugkijken: Online talk systemisch kijken.